Herausforderung
Ausschreibungen umfassen häufig hunderte Seiten mit vielen Anhängen, Normen und Querverweisen. Die manuelle Sichtung bindet hochqualifizierte Mitarbeiter über Tage. Anforderungen werden übersehen, Formvorgaben nicht sauber eingehalten oder kritische Passagen zu spät erkannt. Oft dienen alte Angebote als Vorlage, obwohl Rahmenbedingungen anders sind.
Ziel des Cases
Deutliche Beschleunigung und Qualitätssteigerung der Angebotsvorbereitung. Relevante Inhalte wie Muss-Kriterien, Bewertungsmatrix, technische Anforderungen, kommerzielle Bedingungen und Ausschlussgründe sollen schnell sichtbar werden. Teams sollen mit einem strukturierten Angebotsentwurf arbeiten können, anstatt von null zu starten.
Wie können umfangreiche Ausschreibungsunterlagen schnell verstanden, strukturiert und in belastbare Angebotsentwürfe überführt werden?
Beschreibung der KI-Lösung
Die Lösung nutzt Dokumenten-KI, um Ausschreibungsunterlagen (PDF, Leistungsverzeichnisse, Spezifikationen) zu importieren und in strukturierte Bausteine zu zerlegen. Sprachmodelle identifizieren Muss- und Kann-Anforderungen, Bewertungskriterien, Fristen, Risiken und formale Vorgaben. Auf dieser Basis erstellt die KI ein Angebotsgerüst mit Inhaltsstruktur, Liste aller Anforderungen mit Status (abgedeckt/offen), Vorschlägen für Textbausteine aus früheren Angeboten sowie einer Fragenliste für Klärungen mit dem Auftraggeber.
