Kurzüberblick
Ein mittelständisches Druckereiunternehmen stand unter Druck: hohe Variantenvielfalt, kurze Lieferzeiten, steigende Preissensibilität und ein sehr volles Backoffice. Gemeinsam mit der Beratung wurden Vertrieb, Angebotserstellung und interne Workflows analysiert, mit einer KI-Strategie verbunden und schrittweise digitalisiert. Kern waren KI-gestützte Angebotskalkulation, intelligente E-Mail-Bearbeitung, eine Wissensdatenbank und die Vernetzung der vorhandenen Softwarelandschaft.
Mitarbeiter
Ausgangssituation
Auftragsanfragen kamen per E-Mail, Telefon und Onlineformularen. Angebote wurden in Word und Excel erstellt, häufig auf Basis alter Vorlagen. MIS/ERP, Web-to-Print-Portal und Workflow-Tools existierten nebeneinander und waren nur teilweise integriert. Viele Daten wurden doppelt gepflegt. Die Angebotserstellung war stark von einigen erfahrenen Mitarbeitenden abhängig, Antwortzeiten schwankten von gleichen Tag bis mehrere Tage.
Ziele des Projekts
Durchlaufzeit von Anfragen bis zum Angebot deutlich verkürzen. Fehler und Nacharbeiten durch inkonsistente Angebote reduzieren. Interne Workflows zwischen Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Produktion und Versand durchgängiger gestalten. Bestehende Systeme nicht ersetzen, sondern intelligent verbinden. KI so einführen, dass Mitarbeitende sie als Unterstützung erleben.
Vorgehen
Analyse der Workflows und Systeme mit Vertrieb, AV, Disposition und IT. Entwicklung eines KI-Zielbildes und einer Zielarchitektur. Pilot mit kombinierter KI-Angebotsassistenz, KI-E-Mail-Agent und interner Wissensdatenbank für eine definierte Kundengruppe. Anschliessend Rollout auf weitere Kunden und Produkte inklusive Schulungen und Praxisworkshops.
Diese Ergebnisse wurden erzielt
Durchlaufzeit von Anfrage bis Angebot im Schnitt um rund 30 % reduziert. Anteil der Angebote innerhalb von 24 Stunden deutlich erhöht. Rückfragen und Korrekturschleifen bei Angeboten merklich gesunken. Vertriebsteams berichten von weniger manueller Fleißarbeit und schnelleren Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeitende.
Kundenstimme
„Früher war unser Vertrieb eine Mischung aus Chaos und Stress. Heute haben wir einen klaren Prozess und Werkzeuge, die uns den Rücken freihalten. Die KI nimmt uns nicht das Denken ab, aber sie nimmt uns jede Menge Sucherei, Tipparbeit und Routine ab. Dadurch können wir uns endlich wieder auf Kunden und Projekte konzentrieren.“
